با اکسل کار کنیم یا اکسس؟

زمان تقریبی مطالعه این مطلب: ۱۰ دقیقه

سطح: پیشرفته

معرفی همراهی قدرتمند و همسو با اکسل

بدون اغراق می توان گفت نرم افزار اکسل یکی از محبوبترین ها و پرکاربردترین ها در بیشتر سازمانها و فعالیت هاست؛ اما چنین نرم افزار قدرتمندی هم با محدودیت هایی در پاسخ گویی به تمامی درخواست های کاربران روبروست.
تا پایان این نوشته همراه ما باشید تا با معرفی و آشنایی یک ابزار مکمل، عملکرد نرم افزار محبوبمان را بهبود ببخشیم.

راه دوری نروید… فقط کافیست با دقت بیشتری به مجموعه آفیس نگاهی کنید، این ابزار قوی در کنار ماست … اکسس Access

رابطه اکسل و اکسس

ممکن است قبلا این کار را انجام داده باشید و در نگاه اول محیط اکسس برایتان کمی نامانوس بوده باشد و یا با پروژه ها و فایل هایی از اکسس مواجه شده باشید که حس انصراف از ادامه را دردرون شما ایجاد کرده باشد؛ اما خبر خوب اینجاست که اکسس برای کاربران با توانایی های متفاوت طراحی شده و شما میتوانید با دانشی در سطوح مختلف و به نسبت نیاز خود از امکانات آن به خوبی بهره مند شوید. در واقع برای برقراری ارتباط بین اکسس و اکسل و استفاده از آن به عنوان یک ابزار کمکی، که اختصاصا موضوع این مقاله است، یادگیری بخشی از مفاهیم و ابزارهای آن کافی است.

در ادامه با گذر از توضیح مکرر قابلیت های آشنای اکسل، بیشتر به بررسی ویژگیهای اکسس؛ البته به اختصار خواهیم پرداخت:

هر چند اکسل یک ابزار قوی برای ذخیره گسترده اطلاعات است اما تمام ویژگیهای یک بانک اطلاعاتی را ندارد، در واقع لیستها و جداول موجود در آن ساختار مسطحی دارند. به عبارتی دیگر، بین جداول شما در اکسل ارتباط واقعی وجود نداشته و جداول مستقل از هم عمل  میکنند. در مقابل، اکسس به عنوان یک پایگاه داده رابطه ای، امکان ایجاد ارتباط بین جداول را به راحتی فراهم کرده و به مدد این ارتباط قابلیت های زیادی را به کاربران خود و یا حتی سایر نرم افزارهای مرتبط، بخصوص همسان ترین آنها یعنی اکسل ارایه میدهد. به طور مثال تصور کنید که از این پس به راحتی میتوانید توسط ابزار Pivot Table در اکسل، گزارشی بر مبنای فیلدهای چندین جدول مرتبط  با هم داشته باشید.

با اکسس میتوانید به سوالات مهم و پیچیده ای از جداولتان پاسخ دهید که انجام آنها در اکسل گاهی نیاز به ترکیب فرمولهای پیچیده خواهد داشت. فرض کنید کمترین یا بیشترین میزان فروش از یک کالای مشخص به یک مشتری خاص در یک بازه زمانی مورد نیاز است؛ گزارشی که در اکسس به راحتی، در قالب یک پرس وجو (Query) و در کمتر از چند دقیقه  انجام میشود، حال کمی به این فرمول در اکسل فکر کنید…

کوئری در اکسس

یا در نظر بگیرید در محیط اکسل یکی از سوالات و نیازهای رایج، داینامیک کردن فرمولها بر اساس تغییر محدوده داده هاست، این اتفاق در اکسس یک ویژگی است و به صورت خودکار اعمال خواهد شد.

اگر برای پر کردن جداول نیاز به ورود داده ها توسط کاربر دارید، به شرط اینکه قادر باشید ورودیهای کاربر را کاملا کنترل نموده و از صحت داده ها اطمینان پیدا کنید ، این کار در اکسس با انجام چند کلیک با کمک ویزاردها (Wizard)  و تنها با تنظیم چند ویژگی از فرم ، قابل انجام است. به همین شکل گزارشات متنوع و کاملی هم در این نرم افزار به سادگی قابل طراحی است.

و مواردی از این دست…

حال کمی به اکسل برگردیم، همانطور که میدانید در اکسل قادر به تحلیل و آنالیز حرفه ای داده ها هستید، توابع متعددی جهت محاسبات عددی دارید، به ابزارهای فوق العاده گزارش گیری مانند PivotTable و Subtotal و … دسترسی دارید و یا امکان رسم نمودارهای متنوع و متعددی را دارید که این امکانات در واقع به نوعی در اکسس  یافت نمی شوند.

حال که با تعدادی از امکانات و محدودیت های هردو برنامه آشنا شدیم، وقت آن رسیده که بدانید با چند کلیک و به سادگی میتوانیم با ارسال داده ها از اکسل به اکسس و  یا بالعکس و  ایجاد ارتباط بین آنها میتوانید به صورت همزمان از قابلیت های هر دو نرم افزار جهت  انجام یک پروژه بهره برده، گزارشات حرفه ای تری را در زمان کمتر آماده کنید و در نهایت بتوانید تمامی قابلیت ها وتواناییهای بالقوه خود را بالفعل نمایید.

مستانه امینی

مستانه امینی

من دانش آموخته رشته مهندسی نرم افزار هستم و از سال ۸۲ مشغول به آموزش و فعالیت در زمینه مجموعه آفیس و برنامه نویسی می باشم.
مستانه امینی

دیدگاه بگذارید

5 نظرات روشن "با اکسل کار کنیم یا اکسس؟"

به دوستتان خبر دهید
avatar
مرتب سازی::   جدید ها | قدیمی ها | بیشترین رای
محمد
مهمان

درود بر شما استاد
حقیقتا از تمامی فایلهای شما کمال استفاده را بردم
بابت تک تک مطالبی که از شما یاد گرفتم صمیمانه سپاسگزارم
موفقیت شما آرزوی قلبی من است
در تمامی امور زندگی موفق باشید .

منصور فروزان مهر
مهمان

من معلم هستم ومی خواهم با استفاده از اکسس برای دانش اموزانم بانک اطلاعاتی ایجاد کنم وکارهای انها را پیگیری کنم از کجا شروع کنم

منصور فروزان مهر
مهمان

سلام می خواهم در اکسس اطلاعات دانش آموزان را ایجاد کنم وفعالیت های آنها راثبت نمایم لطفا کمک کنید

wpDiscuz