آموزش اصولی نرم افزار اکسل

آموزش اصولی نرم افزار اکسل

اخیرا کار با نرم افزار اکسل برای اغلب شرکت ها و سازمان ها ضروری شده و در نتیجه کارکنان یک شرکت باید اصول کار با اکسل را بدانند. می توانیم آموزش نرم افزار اکسل را مانند آموزش زبان مهم و ارزش آفرین بدانیم. البته لایه فنی کار با ابزار در کنار آشنایی با فرآیندهای کاری معنی پیدا می کند. بدین معنی که اکسل یا هر نرم افزار دیگری به تنهایی مشکلی را حل نخواهند کرد اما رویکرد من در این مطلب نگاهی به آموزش اصولی نرم افزار اکسل خواهد بود.

ادامه مطلب


آموزش تصویری اکسل – مرتب سازی ستون ها در اکسل (مرتب سازی افقی)

آموزش تصویری اکسل – مرتب سازی ستون ها در اکسل (مرتب سازی افقی)

در هنگام کار با جداول اکسلی مواردی همچون مرتب سازی (Sort) و غربال کردن (Filter) بسیار پرکاربرد و مهم هستند. قبلا درباره مرتب سازی داده ها در اکسل در بخش اکسل مقدماتی مطلب جامع و کاملی ارائه شده است اما من تصمیم دارم در مورد مرتب سازی در حالت دیگری با شما صحبت کنم.

موضوعی که قبلا آموزش داده شده درباره مرتب سازی سطرهای جداول است. یعنی مرتب سازی عمودی یا سطری در اکسل. مثل تصویر زیر که در آن جدول بر اساس تعداد جراحی موفق بصورت نزولی (Descending) مرتب شده است:

01 vsort - آموزش تصویری اکسل - مرتب سازی ستون ها در اکسل (مرتب سازی افقی)

اما چیزی که مد نظر من هست این است که بتوانیم شماره ترتیب صحیح به ستون ها داده و سپس آن ها را با کمک این شماره ها مرتب کنیم. به شکل زیر:

02 change to sort - آموزش تصویری اکسل - مرتب سازی ستون ها در اکسل (مرتب سازی افقی)

فلسفه مرتب سازی افقی یا مرتب سازی ستون ها در اکسل

به دلایل مختلفی لازم است تا نحوه انجام مرتب سازی افقی یا مرتب سازی ستون ها در اکسل را بدانیم:

۱- جابجایی ستون ها با Cut کردن به دلیل Merge بودن سلول های بالای جدول امکان پذیر نیست.

۲- مرتب کردن دستی ستون ها به دلیل زیاد بودن تعداد ستون ها میسر نیست.

۳- نیاز است تا بارها و بارها مرتب سازی ستون ها تغییر کند.

نحوه انجام کار

برای مرتب سازی ستون ها در اکسل باید ابتدا به هر ستون یک شماره اختصاص داده شود. مثلا در جدولی که در مورد آن صحبت می کنم بهتر است نام جراح و کد وی زودتر از سایر ستون ها نمایش داده شود، بنابراین جدول و ستون های آن را به شکل زیر شماره گذاری کردم:

03 column code - آموزش تصویری اکسل - مرتب سازی ستون ها در اکسل (مرتب سازی افقی)

بعد از تخصیص کد به ستون های جدول باید کل جدول و کد ها (سطر بالای جدول) را انتخاب کنیم و از زبانه Home وارد ابزار های Sort & Filter شده و گزینه Custom Sort را انتخاب کنیم.

04 SelectTable - آموزش تصویری اکسل - مرتب سازی ستون ها در اکسل (مرتب سازی افقی)

شاید بار ها و بار ها وارد پنجره Custom Sort شده باشید اما به گزینه Options دقت نکرده باشید. در این بخش می توانید نحوه مرتب سازی (افقی – عمودی) را تغییر دهید. حتی می توانید کاری کنید تا مرتب سازی در اکسل به حروف بزرگ و کوچک حساس شود. (Case Sensitive)

همانطور که در تصویر زیر مشاهده می کنید گزینه مرتب سازی افقی به دلیل اینکه کاربرگ من راست به چپ است تحت عنوان Sort Right to Left نمایش داده می شود. اگر کاربرگ شما چپ به راست باشد عنوان این گزینه Sort Left to Right خواهد بود.

نکته:
اگر کاربرگ (شیت) راست به چپ باشد مرتب سازی افقی به حالت Sort Right to Left نمایش داده می شود.

05 Sort RightToLeft - آموزش تصویری اکسل - مرتب سازی ستون ها در اکسل (مرتب سازی افقی)

با انتخاب حالت افقی برای Sort و زدن OK باید سطری که بر اساس آن باید مرتب سازی صورت پذیرد را نیز معرفی کنیم. همانطور که قبل تر دیدید من یک سطر در بالای جدول ایجاد کردم و آن را با شماره های ترتیبی مورد نظرم پر کردم. اکنون وقت آن رسیده که از این سطر استفاده کنم. تصویر زیر را ببینید:

06 Selecr Row1ForSort - آموزش تصویری اکسل - مرتب سازی ستون ها در اکسل (مرتب سازی افقی)

همه چیز درسته. باید OK کنیم تا جدول مرتب شود. به شکل زیر:

07 FinalResult - آموزش تصویری اکسل - مرتب سازی ستون ها در اکسل (مرتب سازی افقی)


آموزش اکسل – نکات حرفه ای : مخفی کردن محتوای سلول ها

آموزش اکسل – نکات حرفه ای : مخفی کردن محتوای سلول ها

اگر در اکسل جداول کمکی و یا محاسبات واسط داشته باشید، یا اینکه بخواهید داشبورد های مدیریتی طراحی کنید نیاز به مخفی سازی برخی داده ها و جداول دارید، بیشتر بخاطر اینکه نمایش آن ها نظم شیت شما را به هم میریزد. ادامه مطلب


آموزش اکسل – نکات حرفه ای : مخفی شدن شیت ها و اسکرول

آموزش اکسل – نکات حرفه ای : مخفی شدن شیت ها و اسکرول

شک ندارم اگر بطور روزمره با اکسل سرو کار داشته باشید، بخصوص اگر با فایل های متنوعی که حاصل کار خودتان یا همکارانتان است درگیر هستید، پیش آمده که یک فایل اکسل را باز کنید و با مخفی بودن اسکرول های افقی و عمودی و نبودن سربرگ شیت ها مواجه شده باشید. ادامه مطلب